Workflow

Generelt

Opsætning af workflow-roller

Opsætning af workflows

Igangsætning af workflow

Workflowstatus

Kommentere/godkende/afvise/publicere

Generelt

Et workflow er baseret på, at en række brugere skal godkende indlæg, før de må publiceres. Publiceres vil sige, at indlægget er tilgængeligt for andre brugere i webparts, stifinder mv.
Inden igangsætningen af workflows, er der nogle opsætninger der skal laves. Bl.a. skal der defineres nogle workflows, og workflow-roller.

Opsætning af workflow-roller

Workflow-roller giver brugere tilladelse til at kommentere, afvise/godkende og/eller publicere indlæg. Workflow-roller sættes op på fanen Workflow-roller i webparten Opsætning af workflow:

I listen ses eksisterende roller, og til højre fremgår det hvilke egenskaber hver roller har. Man kan redigere en workflow-rolle ved blot at klikke på navnet. En ny workflow-rolle oprettes ved at klikke Opret, hvorefter følgende skærmbillede fremkommer:

For rollen angives et navn. Derudover angives det, hvilke egenskaber der skal høre til rollen. Roller med egenskaben Afvise har mulighed for enten at afvise eller godkende indlæg i et workflow. Roller med egenskaben Kommentere har mulighed for at tilføje en kommentar (kommentarer har intet med Notater på indlæg og generel debat på indlæg at gøre) til indlæg i et workflow. Roller med egenskaben Strakspublicering har mulighed for at publicere indlæg i et workflow, selvom det mangler at blive godkendt af en eller flere brugere.

Tilbage til toppen

Opsætning af workflows

Workflows består af en række brugere, som alle har egenskaber baseret på deres roller. Det er muligt at definere forskellige godkendelsesprocedurer vha. workflows. F.eks. kan man definere en rækkefølge af bruger som skal godkende et indlæg, før det kan publiceres. Workflows sættes op på fanen Workflows i webparten Opsætning af workflow:

I listen ses eksisterende workflows. Man kan redigere et workflow ved blot at klikke på navnet. Et nyt workflow oprettes ved at klikke Opret, hvorefter følgende skærmbillede fremkommer:

For workflowet angives et navn. Derudover angives en workflow-type. Workflow-typen Seriel fungerer ved at indlægget skal godkendes af workflowets brugere i den angivne rækkefølge, før indlægget kan publiceres. Workflow-typen Parallel, alle deltagere fungerer ved at indlægget skal godkendes af alle de angivne brugere (men ikke i en bestemt rækkefølge), før indlægget kan publiceres. Workflow-typen Parallel, en deltager fungerer ved at indlægget skal godkendes af én af de angivne brugere, før indlægget kan publiceres.

Man tilføjer nu brugere ved blot at klikke på Tilføj rolle, hvorefter følgende skærmbillede fremkommer:

I feltet Bruger vælges den bruger, der skal tilføjes til workflowet, og i feltet Rolle vælges brugerens rolle. Rollen definerer brugerens egenskaber i workflowet.

Hvis man har valgt workflow-typen Seriel, er rækkefølgen af brugerne vigtig. Når brugerene er tilføjet kan man sortere brugerne ved at klikke Sortér:

Rækkefølgen af brugerne ændres ved at trække og slippe brugerne i listen. Workflowet løber listen igennem oppefra. Dvs. at den øverste bruger i listen, er den første der skal godkende/afvise indlægget. Rækkefølgen gemmes derefter ved at klikke Gem:

Tilbage til toppen

Igangsætning af workflow

For at kunne starte workflow på et indlæg, skal folderen, som indlægget befinder sig i, være sat op til at bruge versionsstyring og til at bruge et bestemt workflow. Dette gøres ved at redigere den ønskede folder og sætte Versionsstyring til "Ja" og så vælge hvilket workflow, der skal bruges for indlæg i folderen (det kræver R- og E-rettigheder til folderen for at kunne redigere den):

Man skal nu være opmærksom på, at det ikke er muligt at publicere indlæg i folderen udenom workflow. Et dokument skal altså igennem det valgte workflow, før det kan publiceres.

Man starter nu et workflow for et dokument ved at højreklikke på indlægget i Infobase Explorer-webparten og vælge Start workflow. Da dokumentet endnu ikke er publiceret, er det kun administratorbrugere, brugere med R- og E-rettigheder og brugeren, der har oprettet indlægget, som kan se indlægget og starte workflow. Bemærk at det kun er muligt at starte workflow for dokumenter, der er checket ind:

Man vil nu se følgende vindue:

I vinduet ses først og fremmest en liste over workflowets brugere og deres roller. Dernæst er der et tekstfelt med titlen Besked til alle deltagere samt et tekstfelt for hver bruger i workflowet. Disse tekstfelter bruges til at skrive en besked til brugerne i workflowet. Man kunne f.eks. skrive en besked for at bede en korrekturlæser om kun at rette stavefejl. Workflowet startes ved at klikke Start.

Tilbage til toppen

Workflowstatus

Når der er startet et workflow for et indlæg, kan administratorbrugere, bruger med R- og E-rettigheder og brugeren, der har oprettet indlægget, højreklikke på indlægget i Infobase Explorer-webparten og vælge Godkend/status for at se status for workflowet:

I statusvinduet ses en oversigt over hvem der har startet workflowet, hvornår workflowet er startet, hvilke personer og roller der indgår i workflowet, hvem der har godtkendt osv.:

Det er muligt at se det indlæg, der er tale om, ved at klikke Vis kladde. Ønsker man at afbryde workflowet, klikker man blot på Afbryd workflow.

Tilbage til toppen

Kommentere/godkende/afvise/publicere

Når en bruger optræder i et eller flere workflows vil de indlæg, brugeren skal tage stilling til, dukke op i indbakken i webparten Opfølgning:

Workflowstatus for indlægget åbnes ved at klikke på indlæggets titel. I statusvinduet er det muligt at se eventuelle andre beslutninger i workflowet. Det er ligeledes muligt at se eventuelle kommentarer. Afhængigt af hvilken rolle man har i workflowet, har man adgang til forskellige funktioner. I billedet nedenfor har brugeren en rolle med egenskaberne Afvise, Kommentere og Strakspublicere, så knapperne Godkend, Afvis og Strakspublicering samt tekstfeltet til kommentarer er tilgængelige:

Tilbage til toppen