Word-skabeloner

Generelt

Opret ny Word-skabelon

Anvend Word-skabelon ved oprettelse af Word-indlæg

Rettigheder på skabelon

Tving brugere til at anvende skabelon

Redigér Word-skabelon

Generelt

Til at hjælpe med at standardisere Word-indlæg i Infobasen, er det muligt at uploade Word-skabeloner. Så bruger man f.eks. Infobasen til invitationer, pressemeddelelser, breve, kontrakter eller andre typer af standarddokumenter, kan man med fordel oprette skabeloner til disse dokumenttyper.

Det er muligt at styre adgangen til skabelonerne med rettigheder, og det er muligt at rette i allerede oprettede skabeloner.

Ønsker man, at Word-indlæg i en bestemt Infobase-folder altid skal baseres på en specifik skabelon, findes der funktionalitet, som tvinger brugerne til at anvende en denne skabelon.

Opret ny Word-skabelon

Man tilgår opsætningen af Word-skabeloner på siden "[navn på site]/dotnet/addons/wordeditor/DocumentTemplate.aspx". Man kan med fordel oprette et link af typen Internt link med adressen "dotnet/addons/wordeditor/DocumentTemplate.aspx", så man ikke behøver at indtaste adressen hver gang.

Man opretter en ny Word-skabelon således:

1. Opret det Word-dokument, som skal være basis for skabelonen.
2. Gå til opsætningssiden for Word-skabeloner - evt. ved at klikke på et link, hvis dette eksisterer.
3. Klik på Ny:
   
   
4. Indtast skabelonnavn og -beskrivelse og udpeg det Word-dokument, der udgør basis for skabelonen:
   
   
5. Klik Gem.
6. Sæt evt. rettigheder for skabelonen. Læs mere om dette nedenfor.

Tilbage til toppen

Anvend Word-skabelon ved oprettelse af Word-indlæg

Man kan anvende Word-skabeloner, når man opretter Word-indlæg i Infobasen.

Man opretter et Word-indlæg ud fra en Word-skabelon således:

1. Klik Opret indlæg (Word). Det kan f.eks. være i et layout eller i Infobase stifinderen:
   
   
2. Indtast en overskrift og klik så på Word-ikonet ud for overskriftsfeltet:
   
   
3. Vælg den ønskede skabelon i listen:
   
   
4. Et Word-dokument baseret på den valgte skabelon åbnes nu i Word. Foretag de ønskede ændringer/tilføjelser og klik så på Words gem-knap (eller Ctrl+S):
   
   
5. Luk Word og gem indlægget.

Tilbage til toppen

Rettigheder på skabeloner

Det er muligt at sætte rettigheder på skabeloner, så det f.eks. kun er medarbejdere i HR-afdelingen, der har adgang til ansættelseskontraktskabeloner.

Hvis der ikke sat rettigheder for en skabelon, har alle brugergrupper adgang til den.

Man sætter rettigheder på en skabelon således:

1. Gå til redigeringssiden for Word-skabeloner.
2. Klik på nøglen ud for den ønskede skabelon:
   
   
3. Tildel R-rettighed til de grupper, der skal have adgang til skabelonen:
   
   
4. Klik Luk.

Tilbage til toppen

Tving brugere til at anvende skabelon

Det er muligt at tvinge brugerne til at bruge en bestemt skabelon, når de opretter Word-indlæg i en bestemt folder.

Man gør en skabelon obligatorisk i en folder således:

1. Åbn redigeringssiden for en folder ved f.eks. at klikke Redigér i Infobase stifinderen:
   
   
2. Vælg den ønskede skabelon i feltet Tvungen dokumentskabelon:
   
   
3. Klik Gem.

Når brugerne fremover opretter et Word-indlæg i folderen, vil de ikke se trinnet, hvor man vælger Word-skabelon. Derimod bliver Word åbnet med det samme med et dokument, der er baseret på den tvungne dokumentskabelon.

Tilbage til toppen

Redigér Word-skabelon

Redigering af en allerede eksisterende Word-skabelon foregår ved at man uploader et nyt Word-dokument for skabelonen.

Man redigerer altså en Word-skabelon således:

1. Opret det Word-dokument, som fremover skal danne basis for skabelonen.
2. Gå til opsætningssiden for Word-skabeloner.
3. Sørg for at skabelonnavn og -beskrivelse passer med ændringerne i skabelonen og udpeg det nye Word-dokument:
   
   
4. Klik Gem.

Bemærk: Hvis man ikke ønsker at oprette et Word-dokument forfra men samtidig ikke har adgang til det dokument, der blev brugt da skabelonen blev oprettet, kan man få det oprindelige skabelondokument ud ved at oprette et Word-indlæg baseret på skabelonen. I stedet for at gemme i IntraNote Portal Server skal man bruge Words Gem som-funktion og gemme dokumentet lokalt.

Tilbage til toppen