Acadre Dokumentintegration

Generelt

Opsætning

Opret/redigér Infobase-indlæg

Opret/redigér Filupload

Slet dokument

Liste over ESDH-dokumenter

Acadre indstillinger

FAQ

Generelt

Fra og med IPS version 14.3 er det muligt at tilkøbe tillægsmodulet Acadre Dokumentintegration. Med Acadre Dokumentintegration er det muligt at tilføje dokumenter fra Acadre til Infobase-indlæg. Dette kan både gøres i forbindelse med almindelige indlæg og filuploads.

IPS sørger automatisk for, at dokumenterne i IPS synkroniseres med dokumenterne i Acadre. Dette tilsikrer for, at ændringer af dokumenter i Acadre også har effekt på dokumenterne i IPS. Denne synkroniseringen foretages f.eks. hver nat.

Forudsætninger

Det er nødvendigt at være Acadre-bruger for at kunne hente dokumenter fra Acadre til IPS indlæg og dermed benytte modulet.

Det er nødvendigt at tilkøbe licens for at kunne anvende modulet.

Opsætning

Opsætningen af Acadre Dokumentintegration i IPS kræver en smule forarbejde.

Før integrationen sættes op i IPS, er det nødvendigt, at Acadre Public Web Service er installeret og kører korrekt i Acadre. Derudover skal AcadreServicesV4 og AcadreServicesV7 være tilgængelige og konfigureret korrekt.

Opsætningen i IPS kræver blot, at de korrekte værdier indtastes for de dynamiske indstillinger, der vedrører Acadre Dokumentintegration.

Når disse indstillinger er konfigureret korrekt, vil det være muligt at benytte Acadre Dokumentintegration.

Opret/redigér Infobase-indlæg

Når Acadre Dokumentintegration er sat korrekt op, er det muligt at vedhæfte dokumenter fra Acadre når man opretter/redigerer et almindeligt Infobase-indlæg. Dette gøres på fanen x vedlagte dokumenter, hvor der klikkes på Hent fra Acadre:

Der åbnes følgende søgevindue, hvor det er muligt at markere de dokumenter i Acadre, der skal vedhæftes:

Dokumenter markeres ved at folde en sag ud i træet i venstre side og sætte flueben ved de ønskede dokumenter:

Bemærk: Acadre Dokumentintegration fungerer ikke i foldere, hvor Versionsstyring er slået til, da der vil være en potentiel konflikt imellem versioner i IPS og versioner i Acadre.

Opret/redigér Filupload

Det er også muligt at uploade dokumenter fra Acadre når man opretter et Infobase-indlæg af typen Filupload. Dette gøres på fanen Redigering, hvor der klikkes på Hent fra Acadre:

Der åbnes følgende søgevindue, hvor det er muligt at markere det dokument i Acadre, der skal uploades. Vær opmærksom på, at det kun er muligt at uploade ét dokument:

Dokumentet markeres ved at folde en sag ud i træet i venstre side og sætte flueben ved det ønskede dokument:

Bemærk: Acadre Dokumentintegration fungerer ikke i foldere, hvor Versionsstyring er slået til, da der vil være en potentiel konflikt imellem versioner i IPS og versioner i Acadre.

Slet dokument

Et dokument slettes ved at klikke på dokumentet og klikke på Slet:

Når dokumentet slettes, slettes det kun fra IPS og ikke fra Acadre. Samtidig sørges der for, at dokumentet ikke længere opdateres til nyeste version hver nat.

Liste over ESDH-dokumenter

Det er muligt at få vist en liste over alle de indlæg i Infobasen med vedhæftede dokumenter, der er hentet fra Acadre. Denne liste tilgås via IntraNote menupunktet ESDH / Dokumentliste:

På listen ses indlæggets titel, dato og tid for senest rettet, mappen det er placeret i, dokumentets id i Acadre, dokumentets navn i Acadre, dokumentets version i Acadre, dato og tid for sidst rettet i Acadre og om IPS kan finde dokumentet i Acadre. Hvis et indlæg har flere vedhæftede dokumenter, vises det på listen én gang for hvert vedhæftet dokument:

Acadre indstillinger

De systemmæssige indstillinger, der har med Acadre Dokumentintegration at gøre, findes på systemkonfigurationssiden, under modulindstillinger > Acadre:

Webservice sti (V4)
Denne indstilling indholder URL'en til Acadre public Web servicen (AcadreServicesV4, soapAuth), som kræves for kommunikation mellem IPS og Acadre. URL'en skal indtastes med http:// eller https://.

Mulige værdier: Enhver URL med http:// eller https://.

Vigtigt at det er soapAuth service!

Webservice sti (V7)
Denne indstilling indholder URL'en til Acadre public Web servicen (AcadreServicesV7, soapAuth), som kræves for kommunikation mellem IPS og Acadre. URL'en skal indtastes med http:// eller https://.

Mulige værdier: Enhver URL med http:// eller https://.

Vigtigt at det er soapAuth service!

Brugernavn
Denne indstilling indeholder brugernavnet, der benyttes til automatisk opdatering af tidligere tilføjede dokumenter til potentielle nye dokumentversioner.

Brugeren skal have udvidede rettigheder til at hente alle dokumenter.

Det er nødvendigt at de forrige indstillinger er sat korrekt op for at dette virker.

Mulige værdier: Enhver værdi.

Password

Denne indstilling indeholder det password, der benyttes i sammenhæng med brugernavnet til automatisk opdatering af tidligere tilføjede dokumenter til potentielle nye dokumentversioner.

Det er nødvendigt at de forrige indstillinger er sat korrekt op for at dette virker.

Mulige værdier: Enhver værdi.

Domæne
Denne indstilling indeholder domænet, der der benyttes i sammenhæng med brugernavnet til automatisk opdatering af tidligere tilføjede dokumenter til potentielle nye dokumentversioner.

Det er nødvendigt at de forrige indstillinger er sat korrekt op for at dette virker.

Mulige værdier: Enhver værdi.

Dokumentfelt der skal opdateres
Denne indstilling indeholder navnet på det felt som skal opdateres på dokumentet i Acadre når det er blevet hentet til IPS. Værdien der skal skrives i feltet kan sættes i indstillingen Dokumentfelt værdi.

Det er nødvendigt at de forrige indstillinger er sat korrekt op for at dette virker. Kræver muligvis hjælp fra din Acadre leverandør at få navnet på dette felt.

Mulige værdier: Enhver værdi.

Dokumentfelt værdi
Denne indstilling indeholder den værdi, der skal skrives i Acadre-feltet for Acadre-dokumentet, som er blevet hentet til IPS.

Det er nødvendigt at de forrige indstillinger er sat korrekt op for at dette virker.

Mulige værdier: Enhver værdi.

FAQ

Q: Jeg får fejlmeddelelsen "Det var ikke muligt at hente data fra Acadre. Enten er der et problem med forbindelsen, eller også har din brugerkonto ikke rettigheder til at tilgå Acadre. Kontakt evt. din administrator". Hvad skal jeg gøre?

A:

1. Din Acadre-server kan af forskellige årsager være nede. Kontakt din administrator.
2. Du er ikke Acadre-bruger og kan derfor ikke bruge modulet. Kontakt din administrator for at blive Acadre-bruger.