Revisionsdato

Generelt

Det er muligt at sætte en revisionsdato på indlæg i Infobasen. Revisionsdato benyttes som en opfølgningsdato, og webparten Revision - Mine indlæg gør det muligt at få vist relevante indlæg sorteret efter deres revisionsdato.

Har man f.eks. placeret IT-vejledninger og lignende på intranettet, kan det være en god idé at sørge for, at vejledningerne bliver revideret regelmæssigt. Til dette kan man bruge revisionsdato på vejledningerne og sørge for, at revisionsdatoen automatisk bliver rykket 1-2 mdr. frem i tiden, når indlægget er blevet redigeret.

Nedenfor er funktionaliteten (inkl. opsætning) beskrevet yderligere.

Opsætning af revisionsdato

For at kunne sætte en revisionsdato på indlæg i en Infobase-folder, skal funktionaliteten aktiveres for den enkelte folder.

Dette gøres således:

1. Åbn Infobase-stifinderen.
2. Find den relevante folder og klik Rediger (f.eks. via højrekliksmenuen).
3. Sæt flueben i feltet Brug revisionsdato:
   
   
   I Standard revisionsdato er det desuden nødvendigt at angive et antal dage. Når en bruger opretter et nyt indlæg, bliver den foreslåede revisionsdato beregnet ved at lægge dette antal dage til dags dato.
    
4. Klik Gem. Brugerne skal nu angive en revisionsdato, når de opretter indlæg i folderen.

Dynamiske indstillinger

Der findes nogle dynamiske indstillinger, som giver mulighed for at tilpasse brugen af revisionsdato:

• INFOBASE / AUTO_UPDATE_REVISIONDATE - Hvis denne sættes til "ON", bliver revisionsdatoen opdateret, når et indlæg bliver redigeret. Den nye foreslåede værdi beregnes som sædvanligt ud fra værdien af Standard revisionsdato på folderen, som indlægget er placeret i.
• INFOBASE / REVISION_FOLDER_DEFAULT - Hvis denne sættes til "ON", er der som standard sat flueben i Brug revisionsdato, når man opretter en ny folder.
• INFOBASE / DEFAULT_REVISIONPERIODE - Her angives standardværdien af feltet Standard revisionsdato i folderindstillingerne.

Kontaktperson

I nogle situationer er brugeren, der har oprettet eller senest redigeret et indlæg, ikke nødvendigvis den ansvarlige for indlægget. I sådanne tilfælde er det muligt at sætte en kontaktperson på et indlæg. For at gøre feltet tilgængeligt på Infobase-indlæg, skal den dynamiske indstilling INFOBASE / SHOW_CONTACTPERSON sættes til "ON".

Når webparten Revision - Mine indlæg konfigureres, er det nu muligt at vælge, at webparten skal vise indlæg, hvor brugeren er valgt som kontaktperson:

Udover webparten Revision - Mine indlæg bliver kontaktpersoner også anvendt på siden Revisionsdato To-Do liste, som tilgås med IntraNote menupunktet af samme navn. Man kan her få vist indlæg med en bestemt kontaktperson og revisionsdato indenfor en bestemt periode:

Skift ansvarlig

Man kan skifte ansvarlig for et indlæg ved blot at redigere indlægget og vælge en anden bruger i feltet Kontaktperson. Men hvis en person som er ansvarlig for en række indlæg f.eks. siger op, skal personens ansvar typisk overleveres til en anden.

I tilfælde af at brugeren var kontaktperson for mange indlæg, tager det lang at skifte kontaktperson manuelt på de enkelte indlæg. Det er samtidig meget let at overse et indlæg. Derfor er det muligt at udskifte en bruger med en anden bruger alle steder, hvor den første bruger står som kontaktperson.

Funktionaliteten er tilgængelig på siden Ændre brugerdata, som man tilgår via et IntraNote-menupunkt af samme navn. Menupunktet er placeret i kategorien Administration.

I feltet Erstat vælges Kontaktperson. I Ændre fra vælges den person, der står som kontaktperson, og i Ændre til vælges den nye kontaktperson. Når der klikkes Gem, ændres kontaktpersonen på alle de relevante indlæg.