Adressebog

---

Generelt

Opret/redigér/slet firma

Kategorier

Opret/redigér/slet kontaktpersoner

Opret/redigér/slet distributionslister

Anvend distributionslister

Typerettigheder

Søgning i Adressebogen

 

---

Generelt

 

Adressebogen i IPS er en adressebog til registrering af firmaer og kontaktpersoner indenfor firmaerne. Det er muligt at oprette kategorier, som firmaer derefter kan inddeles i. På firmaerne er det muligt at indtaste information som f.eks. adresse, telefonnummer, hjemmeside og kommentarer. Det er samtidig muligt at søge i Adressebogen efter både firmaer og kontaktpersoner.

 

Tilbage til toppen

---

Opret/redigér/slet firma

 

Adressebogen tilgås via IntraNote-menupunktet Adressbog som findes i kategorien Adressebog. Hvis ikke du har oprettet dette menupunkt allerede, skal du gøre det, før du kan oprette firmaer.

 

Et firma oprettes ved at klikke på knappen Opret firma på fanen Adressebog:

 

Når man opretter et firma, er der en række felter, som man kan udfylde med firmaets informationer:

 

Firmanavn skal udfyldes, men de øvrige felter er ikke obligatoriske. I feltet Kategori er det muligt at vælge blandt de oprettede kategorier. Når de ønskede information er indtastet, klikkes der på Gem.

 

Når firmaet er oprettet vil det være at finde i listen Firmaer på Adressebogssiden:

 

Ønsker man at se de registrerede informationer for et firma, klikker man blot på firmaets navn.

Fra listen med firmaer er det muligt at redigere og slette firmaer. Et firma redigeres ved at højreklikke på firmaet og vælge Redigér. Et firma slettes ved at højreklikke på firmaet og vælge Slet.

 

Er man interesseret i at se, hvilke firmaer der senest er oprettet og/eller rettet, kan det lade sig gøre på fanen Seneste ændringer.

 

Tilbage til toppen

---

Kategorier

 

Administrationen af kategorier i Adressebogen tilgås via menupunktet Kategorier som findes i kategorien Adressebog. Hvis ikke du har oprettet dette menupunkt allerede, skal du gøre det, før du kan administrere kategorier.

 

En ny kategori oprettes ved at klikke Opret:

 

Når man opretter en kategori, skal man angive et navn.

 

Som det fremgår af skærmbilledet ovenfor, er det også muligt at angive om kategorien skal være låst, men det er en funktionalitet, som kun benyttes i CRM-modulet.

Når en kategori er oprettet, vil den være at finde i listen over kategorier, og den vil være tilgængelig i dropdownen i oprettelsen af firmaer. Kategorier kan slettes fra listen ved at klikke på en kategori og derefter på Slet eller ved at højreklikke på en kategori og vælge Slet i højrekliksmenuen. Kategorier kan redigeres ved at højreklikke på en kategori og vælge Redigér i højrekliksmenuen.

 

Tilbage til toppen

---

Tilføj/redigér/slet kontaktpersoner

 

Når du har oprettet et firma, kan du tilføje kontaktpersoner til firmaet ved først at klikke på firmaets navn i listen Firmaer. Derefter skal du klikke på AddressBookCreate på fanen Kontaktpersoner:

 

Når man opretter en kontaktperson, er der en række felter, som man kan udfylde med personens informationer:

 

Navn skal udfyldes, men de øvrige felter er ikke obligatoriske. Når de ønskede information er indtastet, klikkes der på Gem.

 

Når kontakten er oprettet vil den være at finde på firmaet i listen på fanen Kontaktpersoner:

 

Ønsker man at se de registrerede informationer for en kontaktperson, klikker man blot på personens navn.

Fra et firmas liste over kontaktpersoner er det muligt at redigere og slette kontaktpersoner. En kontakt redigere ved at højreklikke på kontakten og vælge Redigér. En kontakt slettes ved enten at højreklikke på kontakten og vælge Slet eller ved at klikke på kontakten (ikke kontaktens navn) i listen og derefter på Slet.

 

Tilbage til toppen

---

Opret/redigér/slet distributionslister

 

I Adressebogen er det muligt at oprette distributionslister, som man kan tilføje kontaktpersoner fra Adressebogen til. Det er derefter muligt at sende Infobase-indlæg til alle kontakter på distributionslisten ved blot at vælge distributionslisten som modtager.

 

Administrationen af distributionslister i Adressebogen tilgås via menupunktet Email distributionsliste som findes i kategorien Adressebog. Hvis ikke du har oprettet dette menupunkt allerede, skal du gøre det, før du kan administrere distributionslister.

 

En ny distributionsliste oprettes ved at klikke Opret:

 

Oprettelsen af distributionslister foregår i to trin. Først angives et navn:

 

Når der er angivet et navn, klikkes der Næste, hvorefter det er muligt at tilføje kontaktpersoner til distributionslisten. Dette gøres ved først at klikke på det lille grønne +:

 

Kontaktpersoner tilføjes nu ved først at vælge et firma i dropdownen og derefter en kontaktperson indenfor det firma. På listen over kontaktpersoner fremgår det, om der er registreret en e-mail-adresse for personen. Hvis man ønsker at tilføje flere personer fra samme firma, skal man holde ctrl-tasten nede, imens man klikker på kontaktpersonerne. Ønsker man at fortryde markeringen af en kontaktperson, gøres dette ved at holde ctrl-tasten nede og klikke på kontaktpersonen

Vil man tilføje personer fra flere firmaer, tager man bare ét firma ad gangen. Det totale antal markerede personer vises lige over dropdownen til valg af firmaer.

De markerede kontaktpersoner tilføjes ved at klikke Tilføj:

 

De tilføjede kontaktpersoner findes nu i listen Kontaktpersoner. Ønsker man at fjerne en af de tilføjede kontaktpersoner, gøres det ved at klikke på kontaktpersonen og derefter klikke på det lille røde - (igen er det muligt at markere flere kontaktpersoner ved at holde ctrl-tasten nede og klikke på kontaktpersonerne):

 

Oprettelsen af distributionslisten afsluttes nu ved at klikke Gem:

 

Distributionslisten vil nu være at finde i listen over distributionslister. Distributionslister slettes ved at klikke på en distributionsliste og derefter på Slet eller ved at højreklikke på en distributionsliste og vælge Slet i højrekliksmenuen. Det er muligt at se detaljer om distributionslister ved at højreklikke på en distributionsliste og vælge Detaljer. Det er muligt at redigere distributionslister ved at højreklikke på en distributionsliste og vælge Redigér i højrekliksmenuen eller ved at klikke på Redigér på detaljesiden.

 

Når en distributionsliste er oprettet, er det nødvendigt at opsætte rettigheder for at distributionslisten kan tages i brug. Dette gøres ved at højreklikke på distributionslisten og vælge Rettigheder. I det vindue, der fremkommer tildeles R-rettighed til de grupper, der skal have adgang til distributionslisten.

 

Tilbage til toppen

---

Anvend distributionslister

 

Når distributionslister er oprettet og du har rettigheder til dem, kan du sende Infobase-indlæg som e-mail til alle kontaktpersoner på en distributionsliste. Denne funktionalitet kræver desuden at Tillad send som e-mail er sat til Ja på opsætningen for den Infobase-folder, som indeholder det indlæg, du vil sende.

 

For at sende et Infobase-indlæg til en distributionsliste, højreklikker du på indlægget og vælger Send som e-mail:

 

Du vil nu se følgende vindue, hvor du vælger den/de distributionsliste(er), du vil sende indlægget til. Indlægget sendes ved at klikke Send:

 

 

Tilbage til toppen

---

Typerettigheder

 

Det er muligt at opsætte rettigheder for hvem, der må se, oprette, redigere og slette firmaer og kontaktpersoner i Adressebogen. Opsætningen af disse rettigheder tilgås med knappen Typerettigheder, som findes på fanen Adressebog på den side, der tilgås via IntraNote-menupunktet Adressebog som findes i kategorien Adressebog:

 

Brugerfladen for opsætningen af rettigheder har mange muligheder, men her er blot en simpel beskrivelse, som handler om at sætte rettigheder der vedrører firmaer og kontaktpersoner:

 

Træstrukturen i venstre side kan vises/skjules vha. den lille sorte pil til venstre for teksten Angive TYPE RETTIGHEDER for [...]. Vælger man Company, sætter man generelle rettigheder. Dvs. at disse rettigheder både har indflydelse på firmaer og kontaktpersoner. Vil man have særlige rettigheder for kontaktpersoner, skal man vælge ContactPersons i træet til venstre. Det er muligt at sætte rettigheder for grupper samt enkeltpersoner. Enkeltpersoner tilføjes til rettighedsoversigten med det lille grønne +.

De forskellige typer rettigheder giver tilladelse til det følgende:

 

R-rettighed

Brugere med R-rettighed har tilladelse til at se firmaer og/eller kontaktpersoner samt deres registrerede informationer. Det er dog nødvendigt at kunne se firmaer for at kunne se kontaktpersoner, da listen over kontaktpersoner tilgås ved at klikke på et firma. R-rettighed er en forudsætning for at kunne udnytte eventuelle andre rettigheder, da man f.eks. ikke kan slette firmaer, som man ikke kan se.

 

W-rettighed

Brugere med W-rettighed har tilladelse til at oprette og redigere firmaer og/eller kontaktpersoner.

 

D-rettighed

Brugere med D-rettighed har tilladelse til at slette firmaer/og eller kontaktpersoner.

 

Tilbage til toppen

---

Søgning i Adressebogen

 

Det er muligt at søge efter firmaer og kontaktpersoner i Adressebogen. Dette gøres på fanen Adressebog på den side, der tilgås via IntraNote-menupunktet Adressebog som findes i kategorien Adressebog. I tekstboksen med titlen Fritekst søgning indtastes den streng, man vil søge efter. Hvis der er sat flueben i i kategori, søges der på firmaer og hvis der er sat flueben i Kontaktpersoner, søges der på kontaktpersoner. Det er muligt at søge på begge dele samtidig. Vælger man en kategori i dropdownen, vil det kun være de firmaer, der tilhører denne kategori, som bliver vist i resultaterne for firmasøgning. Når de ønskede søgeparametre er indtastet søges der ved at klikke Søg:

 

Tilbage til toppen