Skærmbilledet

Start dagsordensystemet
 

Dagsordensystemet startes ved at klikke på menupunktet Dagsordener. Omkring brug af menusystemet i IntraNote^® henvises til den generelle brugermanual. 

Foldere for Bestyrelsen, afdeling og andre udvalg

Hvert enkelt udvalg har sin egen folder i dagsordensystemet, og der kan oprettes et ubegrænset antal foldere. På ovenstående skærmbillede er der vist gule foldere for Bestyrelsen, Teknisk udvalg og andre udvalg.

Det er muligt at opsætte rettigheder på hvert udvalg, så man begrænser adgangen på folderne til de medarbejdere der skal kunne se de pågældende foldere.

For opsætning af rettigheder, henvises til administrationsdelen af dagsordensystemet.

Sags- og dagsordenbehandling

Hver enkelt udvalg består af et antal underfoldere til sagsbehandling og styring af dagsordener, herunder Sagsbehandling, Indbakke, Dagsordener, Udbakke og Faste punkter. Desuden to foldere til intern offentliggørelse af færdige dagsordener og referater. Der kan sættes grupperettigheder på samtlige foldere, så det er muligt at differentiere på hvem der er ansvarlige for forskellige opgaver. De enkelte foldere beskrives nedenfor.

Sagsbehandling

Denne folder er til brug for sagsbehandlerne. Her fødes og redigeres dagsordenpunkterne. Når det enkelte punkt er færdigbehandlet af sagsbehandler, overfører sagsbehandleren det til Indbakken.

Indbakke

Indbakken indeholder dagsordenpunkter der er overført fra sagsbehandlingsfolderen. Dagsordenpunkterne kan gennemses og redigeres. Det er også muligt at føde et dagsordenpunkt i Indbakken. Når et dagsordenpunk er færdigt, kan det overføres til en dagsorden (et møde) i folderen Dagsorden.

Dagsordener

Denne folder indeholder oprettede dagsordener (møder), og tilhørende dagsordenpunkter der er overført fra Indbakken. Således er det i denne foldere en dagsorden "samles". Det er muligt at lave en endelig redigering af det enkelte dagsordenpunkt, ligesom det er muligt at sortere punkterne på dagsordenen.

Udbakke

Når en dagsorden er vedtaget, er det muligt at overføre de punkter til udbakken, som skal viderebehandles i et andet udvalg. I denne folder kan vedtagelsen redigeres og herefter overføres til et andet udvalgs Indbakke, f.eks. Økonomiudvalget eller Byrådet.

Opsætning af faste punkter

I folderen Faste punkter vedligeholdes dagsordenpunkter (skabeloner) som er generelle for det pågældende udvalg. F.eks. kan "Godkendelse af dagsorden" og "Spørgetid" indlægges for Byrådet. Det er muligt at overføre disse punkter til en dagsorden, så de ikke skal oprettes manuelt .

Færdige dagordener og referater

I folderne Se åbne dagsordener, Se lukkede dagsordener og Se helt lukkede dagsordener er det muligt at se de færdige dagsordener og referater internt i organisationen. Afhængig af hvilke rettigheder man har på folderne, får man vist mulighederne.

Dagsorden Abonnement

Det er muligt at opsætte abonnement for dagsordener, således man automatisk får vist når der er en låst dagsorden eller et vedtaget referat for et udvalg.
Dette opsættes under punktet ”Opsæt dagsordenabonnement” som findes i webparten abonnement dagsorden/metadata.