Metadata

Generelt

Hvorfor metadata?

Styring og genbrug af viden

Se også

Generelt

For at sikre, at man effektivt kan håndtere og genbruge den viden der findes i virksomheden, er det naturligvis væsentligt, at medarbejderne har en let og logisk adgang til den, og hurtigt kan finde den frem.
For at de oplysninger og den viden der findes i en samling af dokumenter skal kunne findes af andre, forsyner vi hvert enkelt dokument med forskellige oplysninger, der vil lette søgningen; det er forskelligt, hvor mange af den slags oplysninger der bruges i de forskellige systemer, men nogle oplysninger som vi alle bruger, er titel, forfatter, og publiceringstidspunkt.

Når man gemmer et indlæg, er det normalt indlæggets funktion og indhold, der afgør hvilken folder det ligger i. Når man senere skal finde oplysninger om det emne, det handler om, finder man frem til den pågældende folder og bruger de oplysninger man umiddelbart kan se, til at finde det eller de indlæg der ser relevante ud. Hvis et andet indlæg også indeholder den type oplysninger som man leder efter, men ligger i en anden folder, fordi det er skrevet i en anden sammenhæng, har man kun en chance for at finde det, hvis man ved at det findes, og det er så straks en del besværligere at finde frem til.

Hvis man ikke er helt sikker på, hvilke folder det ligger i, kan man bruge den almindelige søgefunktion; hvis man kender en tekst-stump fra indlægget, kan man bruge en fuldtekst søgefunktion.
Denne søgemetode forudsætter ikke alene at man kender til indlægget, men også at man har i det mindste én sikker oplysning om det: enten titel, dato, forfatter, eller en formulering i dets tekst – det sidste kan være nyttigt at bruge i en fuldtekstsøgning.
 

Hvorfor metadata?

En effektiv måde til at finde og genbruge den viden der ligger i en dokumentsamling er at bruge mere end blot titel og undertitel til at fortælle om de enkelte dokumenters indhold; den slags ekstra oplysninger er metadata, dvs. data om data. Hvis man registrerer og gemmer den type oplysninger på de enkelte indlæg, vil man senere kunne finde alle indlæg der indeholder oplysninger om et emne – uanset hvilke foldere de ligger i.
 

En søgning foregår ved, at man ved at udvælge nogle metadata angiver, hvilke oplysninger af interesse som skal være sat på de indlæg der er interessante.
En afgørende fordel ved at bruge metadata er, at man ved at udvælge nogle søgeord der afspejler det, som man er interesseret i, kan finde frem til indlæg som man slet ikke kender noget til, og derfor ikke vil kunne finde på andre måder.

Jo flere oplysninger man registrerer som metadata på et indlæg, jo større sikkerhed har man for at finde det i de tilfælde, hvor det er relevant. For eksempel kunne et indlæg om salgskonsulenter være relevant i mange sammenhænge. Alt efter indholdet af indlægget kunne man foruden ordet salgskonsulent som metadata give det flere ord som salgskonsulent, salg, konsulent, kundekontakt, rådgivning og support. En søgning ved hjælp af metadata vil finde indlægget, blot man søger på ét af ordene.
 

Styring og genbrug af viden

Ved på forhånd at definere og strukturere de metadata, der skal kunne bruges, kan man forsyne dokumenter med oplysninger, der kan gøre indholdet af viden i en dokumentsamling mere struktureret og meget mere synlig.
At strukturere jeres viden ved hjælp af strukturerede metadata vil hjælpe jer til en meget bedre styring og udnyttelse af den viden I ligger inde med, men det forudsætter at I:

• Ud fra organisationens dagligdag definerer og strukturerer de oplysninger og typer af oplysninger, der er relevante og præcise værktøjer i forhold til den viden I arbejder med.
• Lægger dem ind i IntraNote og strukturerer dem.
• I det daglige hele tiden og konsekvent angiver metadata til de relevante indlæg i Infobasen.

Se også

Hvis du vil vide mere om metadata i IntraNote, brug såvel som opsætning, så læs mere på følgende sider:

• Metadata i IntraNote
• Registrering af metadata
• Bruge metadata til at søge oplysninger