Registrering af metadata

Registreringsruden

Infobasen

Billed databasen

Registreringsruden

Når man registrerer metadata hvadenten det foregår i Infobasen, Billed database, eller Intelliforms, foregår det i et vindue, der indeholder de typer af oplysninger I har defineret. Her udvælger man den type oplysning man vil registrere på, og angiver værdien ved enten at skrive den eller vælge den med musen fra en kalender eller en liste af muligheder.

Vi viser med et eksempel, hvordan man registrerer metadata på indlæg i Infobasen; herefter gennemgår vi, hvilke muligheder ud over selve registreringsbilledet der er i billeddatabasen.

Infobasen

I Infobasen er der to alternative måder at registrere metadata på et indlæg på: enten gør man det enten i det åbne indlæg ved at klikke på linket Metadata øverst på siden, eller man kan – som i dette eksempel – gøre det ude fra oversigten i Infobase Stifinderen; i begge tilfælde vil det åbne det samme billede.

1. Højreklik på indlægget og vælg Metadata.

2. Det vindue der kommer frem, indeholder den struktur af metadata I bruger. Her skal man finde den type oplysning som det drejer sig om – evt. ved at åbne en folder; her har vi åbnet ”Infobase”.

3. Når man klikker på navnet, åbner man et billede hvor man skal vælge det eller de ord, der passer til indholdet i indlægget.

4. Her kan man vælge flere muligheder, så vi vælger alle de ord, der passer til indlægget, og klikker Gem.

Hvis det i stedet var den type oplysning, hvor man kun kan vælge én af mulighederne, ville der ikke være checkbokse der kunne udfyldes, men radiobuttons, hvor man kun kan vælge én.

5. Når du kommer tilbage til vinduet der viser metadatastrukturen, viser det de metadata du har registreret under emneord. Også her skal du klikke Gem – ellers bliver de ikke gemt.

Hvis du senere vil rette i, hvilke jobfunktioner der skal være registreret på indlægget, skal du igen klikke på selve beskrivelsen "Jobfunktioner". Hvis du derimod vil slette dem fra indlægget, skal du bare fjerne fluebenet.
 

For at lette registreringen af metadata i Infobasen kan du registrere metadata på foldere, og så få systemet til automatisk at kopiere disse metadata fra foldere til de indlæg der bliver oprettet i dem – på den måde kan du sikre dig, at alle indlæg der oprettes i en given folder, får samme metadata; senere kan man så registrere ekstra metadata på det enkelte indlæg.
 

Denne funktion kræver opsætning af dynamiske indstillinger:

• Man skal kunne registrere metadata på foldere: den dynamiske indstilling INFOBASE / USE_FOLDER_METADATA skal sættes til ON.
• Metadata på foldere skal kopieres til nye indlæg: INFOBASE / BULLETINS_INHERIT_METADATA_FROM_FOLDER skal sættes til ON.
• Du kan også få systemet til, hver gang du opretter en folder, at give den de samme metadata som den folder, den bliver oprettet i: INFOBASE / FOLDER_INHERIT_METADATA_FROM_FOLDER skal sættes til ON.
• Hvis du vil undgå, at folk glemmer at føje metadata til indlæggene, kan du få systemet til at vise metadatavinduet hver gang man gemmer et indlæg: den dynamiske indstilling INFOBASE / FORCE_METADATA_ONSAVE skal sættes til ON.

Billed databasen

Når man henter billeder ind i billeddatabasen, kan den folder, billederne skal lægges ind i, være afgørende for hvilke metadata de skal have – det afhænger af, hvilke metadata der er lagt på folderen:

• Den kan have metadata angivet uden værdier (fx "Færdig den: [dato]". Så skal man angive selve værdien (her datoen) for at hente billedet ind i folderen.
• Den kan også have hele sæt angivet, som for eksempel "Færdig den 17-9-07"; de bliver automatisk kopieret over på billedet.