Metadata i IntraNote

Produktion af metadata

Metadata og deres struktur

Oprettelse og vedligehold af metadata

Produktion af metadata

I IntraNote skal man på forhånd en gang for alle oprette og strukturere de metadata der skal kunne bruges.
 

Når man så skal registrere metadata på f. eks. et indlæg, skal man ud fra de definerede metadata vælge dem der passer til indlægget; alt efter typen af metadata kunne det for eksempel være at angive en dato (ved at klikke på en kalender), eller forskellige emneord (som man vælger fra en liste af mulige emneord).
 

Metadata og deres struktur

I IntraNotes metadata består hver enkelt oplysning af et navn og en værdi, som vist herunder:

Navnet på oplysningen bruges som ledetekst i de funktioner, hvor man: 

• Registrerer for eksempel et indlægs eller et billedes metadata. 
• Søger efter oplysninger ud fra metadata.

Værdien eller indholdet i oplysningen angiver man ved, som i eksemplerne, at vælge et eller flere emneord ud fra et antal mulige, eller angive en dato ved at klikke i en kalender.
 

Oprettelse og vedligehold af metadata

En forudsætning for at man kan registrere metadata på for eksempel Infobaseindlæg, er at de er blevet defineret og oprettet i forvejen. For at kunne det skal man have adgang til et link, Rediger metadata.
For at oprette metadata skal du klikke på Rediger metadata.

Når man definerer metadata, og skal strukturere dem, bliver strukturen vist i venstre side som foldere efterhånden som man udbygger den, og definerer metadata i højre. Det er denne folderstruktur, der går igen, både når man skal registrere metadata på for eksempel et indlæg, og når man bruger metadata til at søge efter oplysninger.
 

Bemærk, at når man markerer en folder, vises dens navn øverst i højre side af billedet, og hvis den har underfoldere, vises de nedenunder, hvor du kan lave om på deres rækkefølge ved at markere dem én ad gangen og flytte dem ved at klikke på pileknapperne ude til højre.

Når du skal oprette en folder, skal du markere overfolderen, skrive navnet på den ny folder i feltet ”Folder”, og klikke Gem.
 

Sådan opretter du metadata

1. Marker den folder, den skal høre under, og klik på .

2. Hvis I for eksempel på en bestemt type af indlæg der hver beskriver en arbejdsopgave, skal kunne registrere på det enkelte indlæg, hvornår opgaven blev færdig, skriver du ledeteksten øverst, og i dropdown listen vælger du Dato.
3. Denne oplysning er nu oprettet og klar, og du klikker Afslut. Hvis I bruger sprogfunktionen, skal du på det næste trin i oprettelsen oversætte ledeteksten til de sprog I bruger.

Forskellige typer af metadata

Den måde du opretter en oplysning på, vil være forskellig, alt efter hvilken type oplysning det drejer sig om. Det er det der afgør, hvilken mulighed du skal vælge i dropdown listen.

Denne oversigt viser, hvilke typer i dropdownlisten der skal bruges til hvilke typer metadata, og hvilke oplysninger systemet vil spørge efter, når du bruger de forskellige typer.

Det er vigtigt, at du vælger den rigtige type i hvert enkelt tilfælde; hvis du f.eks. vælger numerisk til en oplysning, hvor du skulle have valgt dato, kan man ganske vist skrive en dato i feltet, hver gang man registrerer metadata på f. eks. et indlæg, men oplysningerne vil være ubrugelige, fordi man så ikke kan bruge søgefunktionen til at finde indlægget ved hjælp af datoen.
 

Et eksempel

Vi vil oprette et metadata emne, der vil give brugerne mulighed for, når de registrerer metadata på et Infobase indlæg, at vælge en eller flere beskrivelser.
 

Når vi har valgt den folder, hvori metadata emnet skal placeres, og vi har klikket på "Guide", får vi følgende skærmbillede, hvor navnet på emnet skal indtastes.

Vi vælger metadatatypen "Nøgleord" og klikker på "Fortsæt":

Når du gemmer hver værdi ved at klikke på "Gem", placeres de i listen i midten af skærmen. De listes i den rækkefølge de tilføjes i; for at ændre på rækkefølgen, skal du vælge én og bruge pilene i højre side for at flytte den. For at slette en værdi, kan du klikke på det røde kryds.
 

Hvis en værdi er i brug (dvs. at den er valgt for fx et Infobase indlæg), kan du ikke slette den.