Brugervejledning til IntraNote Word Addin

Se også: Word skabeloner

Generelt

Intranote-fanen i Word

Generelt

Såfremt det er nødvendigt at indsætte IntraNote-links eller billeder fra IntraNote Billeddatabase i MS Word, kan man installere et separat add-on til Word på klienten. Dette add-on opretter en fane med navnet 'Intranote' i Word, og indeholder en linkpicker med mulighed for at lave de kendte linktyper fra IPS, samt mulighed for at hente billeder fra billeddatabasen og indsætte disse direkte i Word-indlægget.

Add-in'et til Word kan downloades via Extranettet, og installeres i henhold til installationsvejledningen - kontakt Hotline, såfremt du mangler dit kundelogin.

 Bemærk: Denne link-picker supporterer MS Word 2007, 2010 og 2013 - men IKKE Word 2003!

Vi henviser til guiden Indlæg med Word for vejledning til at oprette et Word indlæg.

Specielle krav til browseren (uanset platform)

Når Word benyttes som editor, eller Word og Excel dokumenter ønskes redigeret direkte fra IntraNote Portal Server er det et krav at Microsoft Office SharePoint komponenter er installerede i brugerens browser (SharePoint OpenDocumentClass). Dette kan i Internet Explorer kontrolleres under tilføjesprogrammer.

Disse tilføjelsesprogrammer installeres typisk automatisk under installation af Office Pakken.

Intranote-fanen i Word

Når du har oprettet et Word indlæg, og redigerer dets indhold i Word, har du med IntraNote Word Addin 3.0 adgang til en række funktioner under fanebladet "Intranote".

 Bemærk at der kan gå et stykke tid inden Intranote fanebladet fremkommer første gang du starter Word op efter installationen af Word Addin'et. Kan du ikke se dette menupunkt, er Addin'et ikke installeret korrekt.

Ved klik på ”Intranote”, kommer der 3 knapper frem, Servers, Link og Image:

Servers

Ved klik på Servers er det muligt at anvende flere IntraNote sites. Dette er kun relevant for kunder som anvender mere end et IntraNote site:

Link

Ved klik på Links, fremkommer LinkPickeren til højre i Word:

LinkPickeren indeholder følgende ting:

Pick link type
Her kan du vælge mellem de forskellige typer af links du kan indsætte i dit Word dokument:

• Dashboard
• Debat
• Medarbejder
• Eksternt site (kræver at 'Eksterne sites' er aktiveret og opsat)
• IntelliForms
• Infobase (Afhængigt af hvad der klikkes på vil linket være til en Infobasefolder eller et Infobaseindlæg)
• IntraNote menupunkt
• Poll

IPS Server
Her står navnet på det IntraNote site som dit indlæg bliver gemt i. Dette felt skal kun ændres i tilfælde af, at man benytter sig af flere forskellige sites.
 

Nedenunder finder du Stifinder-området, hvor du kan navigere rundt i den struktur der matcher linktypen som du har valgt. Hvis du fx har valgt "InfoBase", vil du i dette område se den folderstruktur som også optræder i Infobasen inde i IntraNote. Vælger du i stedet "Dashboard" som linktype, vil du få en liste over alle dashboards i IntraNote som du kan linke til.
 

LinkPickeren anvendes til at lave links fra Word-dokumentet til information fra IntraNote. Det fungerer ved at du markerer den tekst du gerne vil gøre til link, og så klikker du på den element du vil linke til - fx et Infobase indlæg, et dashboard eller et IntraNote menupunkt. Når du gør dette, vil der i feltet "Link" i LinkPickeren blive skrevet stien til det element du vil linke til. Herefter udfylder du selv "Tool tip"-feltet som er den tekst du ser når du holder musen over linket.
 

Bemærk ovenstående kun er synligt såfremt linket f.eks. er til et infobaseindlæg, og du vil så her kunne vælge hvilket layout som det indlæg du linker til skal vises.

 Bemærk at du kun kan linke til elementer som du har rettigheder til. 

    Indsæt linket ved at klikke på "Insert".

 Bemærk at du ikke nødvendigvis kan klikke på linket inde fra Word INDEN du har gemt indlægget. Linket vil først fungere efter det er gemt ved at du åbner indlægget inde fra IntraNote, og så klikker på linket. Bemærk også at det ikke er muligt at linke til et indlæg af typen "Link", fx et indlæg som linker til en hjemmeside. Denne type link er ikke understøttet.
 

Image

Ved at klikke på Image, fremkommer en dialogboks du kan bruge til at indsætte billeder i Word-indlægget fra Billeddatabasen i IntraNote. Gennemse Billeddatabasen og find det billede du ønsker at indsætte, markér det og tryk derefter på "Insert".

 Du kan naturligvis anvende Word's indbyggede funktioner til billedformatering på det indsatte billede fra Billeddatabasen (beskæring, kontrast, lysstyrke, farve, mv.)

Resultat

Når du er færdig med at skrive i dokumentet og lave links eller indsætte billeder, afslutter du ved at klikke på "Gem"-knappen øverst i Word. Word-dokumentet gemmes herefter i IntraNote som et indlæg af typen Word. Her kan du højreklikke på dokumentet i Infobasen og vælge Redigér eller Slet for at redigere eller slette indlægget igen, såfremt du måtte have rettigheder til dette.

Nedenfor kan du se et simpelt eksempel på visningen i Word (øverst) og visningen i Infobasen i IntraNote (nederst):