Roller

Generelt

Roller benyttes til at sætte rettigheder i arbejdsrumsskabeloner. Det kan f.eks. være rettigheder på webparts på arbejdsrums-dashboardet og rettigheder på folder (og evt. dokumenter) i arbejdsrums-folderstrukturen.

Roller er generelle, og de samme roller er tilgængelige på tværs af alle arbejdsrumsskabeloner.

Såfremt der overordnet er givet tilladelse til at invitere gæster til løsningen, er det muligt at tillade invitation af gæster på hver enkelt rolle. 

Notifikation til brugere (invitation til et arbejdsrum)

Såfremt indstillingerne vedr. email-udsendelse er konfigureret korrekt, vil en bruger blive notificeret via en email når en bruger specifikt bliver tilføjet et arbejdsrum.

Bemærk dette gælder kun når det er enkelte brugere der udpeges.

Tilføjes en hel gruppe, sendes der ikke en email til alle gruppens medlemmer!

Opret rolle

Administrationen af arbejdsrum findes på siden Dashboard-opsætning, som findes på administrationsdashboardet.

Når man befinder sig på siden Dashboard-opsætning, opretter man en arbejdsrums-rolle således:

1. Klik på fanen Arbejdsrum:
   
   
2. Klik Skabeloner:
   
   
3. Klik Roller:
   
   
4. Klik Opret:
   
   
   Følgende roller vil være oprettet som standard: Ejere og Brugere. Disse vil ikke kunne slettes, men man kan her oprette ekstra roller.
    
5. Man vil nu se følgende side:
   
   
   Vælg gruppe
   Her vælges den gruppe, som rollen skal oprettes på baggrund af. Rollen får samme navn som denne gruppe.
   De steder i en arbejdsrumsskabelon, hvor rollen skal have nogle bestemte rettigheder, er det denne gruppe, man skal sætte rettigheder for. Gruppen bør derfor ikke indeholde nogle brugere, og man kan med fordel skjule den fra gruppelisten.
   
   Automatisk tilknyttet gruppe
   Ønsker man, at en bestemt gruppe altid skal have de samme rettigheder som rollen, kan man vælge den gruppe i dette felt. Når der oprettes et arbejdsrum udfra en skabelon, der anvender denne rolle, vil der blive oprettet en ny gruppe. Denne nye gruppe vil indeholde den gruppe, der er valgt i "Automatisk tilknyttet gruppe". Et begreb, der kaldes "grupper i grupper". 
   
   Eksempel:
   Til rollen Arbejdsrums redaktører ønsker man at alle brugere, der er i gruppen afdelingsledelse skal have en række rettigheder i de arbejdsrum, der anvender denne rolle. Det gøres ved at man indsætter gruppen afdelingsledelse i feltet "Automatisk tilknyttet gruppe" - Det vil så betyde, at alle brugere, der er i gruppen afdelingsledelse på et hvilket som helst tidspunkt, vil få de rettigheder der er sat for rollen Arbejdsrums redaktører.
    
6. Klik Gem.

Rettighedsstyring vha. roller

Man kan nu bruge roller til at styre rettigheder i de arbejdsrum, der oprettes på baggrund af en skabelon. Nedenfor ses et eksempel på, hvordan man bruger roller til at tildele rettigheder. I eksemplet er der anvendt en skabelon med navnet Standard arbejdsrumsskabelon. Denne har rollen Arbejdsrums redaktører oprettet. Endvidere er der følgende standard roller: Ejere og Brugere.

I den folderstruktur, der er valgt findes folderen Navigation, som bruges til navigationer i arbejdsrum. For alle arbejdsrum, der oprettes på baggrund af denne skabelon, skal brugere med rollen Arbejdsrums redaktører kunne se, oprette, redigere og slette indlæg i navigationsfoldere. Brugere med rettigheden Brugere skal kunne se og oprette indlæg i navigationsfolderen. Dette gøres således:

1. Navigér til arbejdsrumsskabelonens folderstruktur:
   
   
2. Højreklik på folderen Navigation og vælg Rettigheder:
   
   
3. Der tildeles R-, C-, W- og D-rettigheder til gruppen Arbejdsrums redaktører, og der tildeles R-rettigheder til gruppen Brugere:
   
   

Når man opretter et arbejdsrum ud fra en skabelon, kan man vælge en gruppe for én eller flere af de oprettede arbejdsrums-roller. Når man vælger en gruppe for en rolle, vil der blive oprettet en ny gruppe, som indeholder den valgte gruppe. Den nye gruppe vil få samme rettigheder som den valgte rolle.

Opretter man eks. et arbejdsrum kaldet Salgsafdelingen ud fra skabelonen Standard arbejdsrumsskabelon, og vælger gruppen Salg til rollen Ejere, vil der oprettes en gruppe der hedder "Salgsafdelingen Ejere" og de brugere der er i gruppen Salg vil nu have de rettigheder der er sat på rollen Ejere på skabelonen:

Det fremgår ikke af rettighedslisten at det er gruppen "salg", der danner grundlag for den nye gruppe "Salgsafdelingen Ejere", da det kun kan ses ved at redigere det pågældende arbejdsrum.

Alle brugere, der fremover bliver meldt ind i gruppen "salg", vil få de rettigheder, der er tildelt gruppen "Salgsafdelingen Ejere".

Rettigheder på webparts kan foruddefineres vha. roller på nøjagtigt samme måde.