Versionsstyring

Generelt

Aktivér versionsstyring for Infobase-folder

Brug versionsstyring

Versionshistorik

Opfølgning

Generelt

Versionsstyringen gør det muligt at "låse" dokumenter for andre brugere, mens man selv retter i det. Det er ikke kun når man redigerer i dokumentet det kan låses, men også over længere perioder.

Funktionaliteten bevirker, at man altid er sikker på, at der ikke er andre der har rettet i dokumentet. Endvidere giver versionsstyringen mulighed for at åbne, og læse tidligere versioner af dokumentet.

Indlæg der er omfattet af versionsstyring vil ikke være tilgængelige for de øvrige brugere (uden redigeringsret) før de publiceres.

Aktivér versionsstyring for Infobase-folder

Versionsstyring aktiveres på folderniveau. Dette gøres ved at redigere den ønskede folder og sætte Versionsstyring til "Ja" (det kræver R- og E-rettigheder til folderen for at kunne redigere den):

Tilbage til toppen

Brug af versionsstyring

Indlæg i versionsstyrede Infobase-foldere

Indlæg kan oprtæde på forskellige måder i versionsstyrede Infobase-foldere. Nedenfor er de forskellige visninger forklaret:

Ikonet til venstre indikerer, at den aktuelle bruger har checket indlægget ud til redigering. Det er altså ikke muligt for andre brugere at redigere indlægget, før det checkes ind. Den røde skriftfarve indikerer, at der endnu ikke findes en publiceret version af indlægget. Det er derfor kun muligt for administratorbrugere og brugere med R- og E-rettigheder at se indlægget i Infobasen. I stedet for at have E-rettighed kan man nøjes med C-rettighed hvis man oprettede indlægget, eller W-rettighed hvis man redigerede indlægget senest.

Ikonet til venstre indikerer, at en anden bruger har checket indlægget ud til redigering. Det er altså ikke muligt at redigere indlægget. Den røde skriftfarve indikerer, at der endnu ikke findes en publiceret version af indlægget. Det er derfor kun muligt for administratorbrugere og brugere med R- og E-rettigheder at se indlægget i Infobasen. I stedet for at have E-rettighed kan man nøjes med C-rettighed hvis man oprettede indlægget, eller W-rettighed hvis man redigerede indlægget senest.

Ikonet til venstre indikerer, at indlægget er checket ind. Det er altså muligt at redigere indlægget. Den røde skriftfarve indikerer, at der endnu ikke findes en publiceret version af indlægget. Det er derfor kun muligt for administratorbrugere og brugere med R- og E-rettigheder at se indlægget i Infobasen. I stedet for at have E-rettighed kan man nøjes med C-rettighed hvis man oprettede indlægget, eller W-rettighed hvis man redigerede indlægget senest.

Den sorte skriftfarve indikerer, at der findes en publiceret version af indlægget. I dette tilfælde indikerer ikonet til venstre, at indlægget er checket ind, men ligesom for ikke-publicerede dokumenter vises der et særligt ikon, hvis brugeren har checket indlægget ud, eller hvis en anden bruger har checket indlægget ud. For at kunne se og læse publicerede indlæg, kræves de samme rettigheder som for almindelige Infobase-indlæg.

Funktionerne Rediger og Slet kræver ligeledes de sædvanlige rettigheder for både publicerede indlæg og kladder.

Check indlæg ud

Administratorbrugere, brugere med W- og R-rettigheder og brugeren, der har oprettet indlægget, kan redigere og checke indlæg ind/ud i versionsstyrede foldere. Man checker et indlæg ud ved blot at højreklikke på indlægget i Infobasen og vælge Check ud:

Man får nu mulighed for at angive en beskrivelse. Denne beskrivelse arkiveres først, når indlægget checkes ind, så man kan vente med beskrivelsen indtil, man checker indlægget ind igen. Indlægget checkes ud ved at klikke Check ud:

Det er også muligt at checke indlæg ud via layoutelementet Check ind/Check ud.

Check indlæg ind

Så snart man klikker Gem i oprettelsen af et indlæg, vises et vindue hvor man kan vælge at checke indlægget ind eller lade det forblive checket ud:

Det samme vindue vises når man klikker Gem efter at have redigeret et versionsstyret indlæg. Hvis man checker indlægget ind, kan det være relevant at angive en beskrivelse af de ændringer, man har foretaget. Hvis man indtastede en beskrivelse, da man checkede indlægget ud, vil denne beskrivelse automatisk være at finde i beskrivelsesfeltet. Man kan naturligvis redigere/slette den eksisterende beskrivelse, hvis man ønsker det.

Det er også muligt at checke indlægget ind direkte fra Infobasen. Dette gøres ved blot at højreklikke på indlægget og vælge Check ind:

Igen vises et vindue, hvor man kan indtaste en beskrivelse af eventuelle ændringer. Man checker indlægget ind ved at klikke Check ind:

Det er også muligt at checke indlæg ind via layoutelementet Check ind/Check ud.

Publicering af indlæg

Når et indlæg er checket ind, er det muligt for administratorbrugere, brugere med R- og E-rettigheder og brugeren, der har oprettet indlægget, at publicere indlægget. Hvis der er sat et workflow op for folderen, som indlægget befinder sig i, skal indlægget igennem workflowet, før det kan publiceres. Når et indlæg publiceres, vil det sige, at de nyeste ændringer bliver vist, når man åbner indlægget - enten via Infobasen, via webparten Infobase Layoutskabelon eller på en helt tredje måde. Et indlæg publiceres ved blot at højreklikke på indlægget og vælge Publicering:

Når man har klikket Publicering åbnes et vindue, hvor man kan se versionsnummer og indtaste et alias og en beskrivelse:

Versionsnummeret fortæller simpelthen, hvilket versionsnummer versionen får, når den publiceres. I eksemplet ovenfor har den nyeste version versionsnummer 1, så den nye version vil få nummer 2.

Aliaset gør det muligt at indtaste en enkelt linje, som kan bruges til lettere at skelne imellem de forskellige versioner. F.eks. kan det være svært at huske, hvad forskellen er på version 2 og 3 af et indlæg, men hvis aliaset for version 3 f.eks. er "Opdaterede adresseoplysninger", slipper man for at åbne begge versioner og sammenligne.

Beskrivelsen er mere grundig end aliaset, og understøtter tekst i flere linjer. Indeholder versionen f.eks. en række forskellige rettelser, kan man med fordel liste alle rettelserne. Til at begynde med indeholder feltet de beskrivelser der er blevet arkiveret i forbindelse med indcheckning af indlægget siden sidste publicering.

Versionen publiceres ved at klikke på Publicér.

Tilbage til toppen

Versionshistorik

En smart funktion i forbindelse med versionsstyring er versionshistorik. Versionshistorik gør det muligt at få vist alle versioner af et indlæg, og det er bl.a. også muligt at få vist hvem der har redigeret indlægget og hvornår.

Versionshistorikken for et indlæg tilgås ved at højreklikke på indlægget i Infobasen og vælge Versionshistorik:

I versionshistorikken vises en oversigt over indlæggets versioner:

Ønsker man at se mere information om en bestemt version, klikker man på versionens alias, hvorefter workflow-historik og check ind/ud-historik vises:

Hvis man gerne vil se kommentarer, godkendelser osv. for et workflow, kan man blot klikke på workflowets resultat.

Tilbage til toppen

Opfølgning

Weparten Opfølgning kan bruges til at holde styr på kladder og indlæg, der er checket ud til redigering - enten af alle brugere eller af brugeren selv:

Under Kladder ses alle kladder, som brugeren har rettigheder til at se. En kladde er et indlæg, der er checket ind, og som indeholder ændringer der endnu ikke er publiceret.

Under Indlæg checket ud til mig ses alle de indlæg, som brugeren selv har checket ud til redigering.

Under Alle indlæg, der er checket ud ses alle de indlæg, der er checket ud til redigering, og som brugeren har rettigheder til at se.

Fælles for de tre tabeller er, at når man klikker på titlen for et indlæg, åbnes indlæggets versionshistorik.

Tilbage til toppen